Matkakulut ja päivärahat toiminimen kirjanpidossa

Osallistuin huhtikuun alussa Suomen Yrittäjien etäkoulutukseen, Toiminimiyrittäjän matkat verotuksessa -webinaariin. Tämä tehokas Suomen Yrittäjien veroasiantuntija Tuula Gregoryn pitämä oppitunti antoi selkeän kuvan ainakin omaan tilanteeseeni, kun en käytä matkoihin autoa. Siksipä en tässä blogauksessa käsittele kilometrikorvauksia, ainoastaan matkakuluja ja päivärahoja.

Yksityiskohtaisesti koko aihe on kuvattu Verohallinnon sivuilla: Liikkeen- ja ammatinharjoittajien sekä maataloudenharjoittajien matkakustannusten vähentäminen. Tuolta löytyy myös kilometrikorvausten käsittelyyn ohjeistukset.

Matkakulujen vähennyskelpoisuus toiminimen kirjanpidossa

Yleisestihän palkansaajille on tuttua, että normaalit työmatkat saa huomioida omalla henkilökohtaisella veroilmoituksella vähennyksinä tietyin verottajan ehdoin. Samalla tavalla ja samoin ehdoin myös toiminimiyrittäjä voi ilmoittaa omassa henkilökohtaisessa verotuksessaan normaalit työmatkat kotoa toimistolle ja takaisin. Tällöin olennaista on tunnistaa, että toimisto on pysyvä toimipaikka: siellä käydään suurin osa ajasta.

Yksi tarkentava esimerkki pysyvästä toimipaikasta oli, että jos yhdellä asiakkaalla on useampi toimipiste, ja yrittäjä käy näissä kaikissa toimipaikoissa epäsäännöllisesti, mutta silti joka päivä jossain näistä, lasketaan kaikki nuo toimipaikat pysyväksi toimipaikaksi ja matkat nähdään normaaleina työmatkoina.

Itse käyn yhden asiakkaan toimistolla kaksi kertaa viikossa, toisen luona kerran viikossa ja muuten teen työt kotoa käsin. Tällöin kumpikaan näistä asiakkuuksista ei täytä pysyvän toimipaikan ehtoa – en käy kummassakaan suurinta osaa ajasta (en tee työpäivistä ja työtunneista yli puolia kenenkään luona). Näin ollen asiakkaiden toimistoille kulkemisesta aiheutuvat matkakulut – omassa tapauksessani julkisten kulkuvälineiden matkaliput – ovat normaalia liiketoiminnan kulua ja siten kirjanpidossa vähennyskelpoisia.

Yleensä asiakkaan luokse tehdyt matkat nähdään tilapäisinä, mutta yksittäisen asiakkaan toimisto voidaan siis nähdä myös pysyvänä toimipaikkana, jos työskentely siellä on säännöllistä, pidempiaikaista ja kestää yli kolme vuotta.

Toiminimiyrittäjän päiväraha = Lisävähennys lisääntyneistä elantokustannuksista

Koska toiminimiyrittäjä ei voi maksaa itselleen päivärahoja, sovelletaan lisävähennystä lisääntyneistä elantokustannusta korvaamaan vastaavia kuluja kuin päivärahat palkansaajalle.

Tällöin työmatkan kohteena olevan paikan tulee olla yllä jo käsitellyn toimipaikan tilapäisyyden lisäksi tavanmukaisen alueen ulkopuolelle suuntautunut: Kohteen tulee olla vähintään 15km päässä kotoa tai pysyvästä toimipaikasta sekä yli 5km päässä näistä molemmista.

Lisäksi päivärahojen kestoehdot tulee täyttyä: yli 10 tunnin työmatkasta saa lisävähennyksenä vähentää kokopäivärahan suuruisen summan, yli 6 tunnin matkasta osapäivärahan.

Lisävähennys tehdään matkan todellisten kustannusten lisäksi, eli jos työmatkasi tehdään junalla ja yövyt matkan aikana hotellissa, saat vähentää kirjanpidossa normaalisti nuo matka- ja hotellikulut, sekä lisäksi tehdä lisävähennyksen.

Lisävähennys tehdään vasta vuoden veroilmoituksen yhteydessä

Vaikka matkasta aiheutuneet muut kulut kirjataan kirjanpitoon normaalisti tilikauden aikana tapahtuessaan, lisävähennys huomioidaan vasta vuoden veroilmoituksessa. Koko vuoden lisävähennysten (eli työmatkoista ansaittujen ”päivärahojen”) määrä ilmoitetaan siis kokonaissummana vasta veroilmoituksella.

Kirjanpitoon liitetään erillinen selvitys matkoista: missä on oltu, kauanko matka kesti, missä kohde fyysisesti sijaitsee. Näin saadaan tarkennettua, että matka-aika ja kohteen etäisyysedot täyttyvät.

Koska lisävähennyksellä kompensoidaan työmatkasta aiheutuneita lisääntyneitä elantokustannuksia, nämä matka- ja hotellikulut eivät luonnollisesti vähennä vähennyksen määrää. Sen sijaan muut työmatkaan liittyvät kustannukset, jotka nähdään elantokustannuksina (esimerkiksi seminaarin hintaan kuuluvat ateriat) pienentävät lisävähennystä. Lisätietoja: vero.fi.

Lisätietoja Verohallinnon sivuilta

Kommentoi

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google photo

Olet kommentoimassa Google -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s