Tapahtumatuottaja: ÖKT ry

Työaika: yht. 60 h
Työskentelytapa: Etänä ja tapaamisia tarpeen mukaan
Asiakkuus: 05–11/2019
Osallistujamäärä: 50 henkeä

Sain vastuulleni järjestää Öljy- ja Kaasutekniikka ry:n 20-vuotisjuhlan, joka sisälsi

  • päiväosuuden kokoustilassa, missä puheevuoroja ja paneelikeskustelu. Hoidin itse myös juontoja!
  • cocktail-tilaisuuden, tarjolla cocktail-paloja ja juomia, ohjelmassa vapaata verkostoitumista ja maihinnousukorttien jako;
  • kaksipäiväinen risteily, sisältäen illallisen ja toisena päivänä bussikyydillä vierailu paikallisella huoltoasemalla sekä kokoustaminen laivalla paluumatkalla, jossa toimin sihteerinä.

PROJEKTINHALLINTA JA TAPAHTUMAJÄRJESTELYT

  • Alkutapaaminen ja välitapaaminen asiakkaan kanssa suunnitelman luomiseksi ja tarkentamiseksi.
  • Budjetin seuranta.
  • Paikan päällä avustaminen ja sujuvuuden varmistaminen, puheenvuorojen väleissä juontaminen.
    • Tekniikka ja opasteet
    • Ilmoittautuminen ja nimikorttien jako
    • Tarjoilujen sujuvuuden varmistaminen
    • Maihinnousukorttien jako
    • Ruokailujen sujuvuuden varmistaminen
    • Opastus bussikyydityksissä ja huoltoasemavierailulla
    • Sihteerinä laivakokouksessa
    • Kuvaaminen, valikoitujen kuvien editointi ja toimitus asiakkaalle sekä vieraille

 PUHUJIEN HALLINTA

    • Yhteydenpito ja ohjeistus
    • Esitysten kerääminen ja valmistelu

OSALLISTUJAVIESTINTÄ

    • Kutsuviestit, muistutukset ja ilmoittautumisten kerääminen
    • Ilmoittautuneiden viestit (vahvistus, tervetuloviestit, kiitosviesti)

MATERIAALIEN VALMISTELU

    • Kutsun, ohjelman ja risteilyesitteen stilisointi, päivitys ja tulostukset
    • Nimikortit, opasteet

TILA- JA RISTEILYVARAUKSET, TARJOILUJEN TILAAMINEN

    • Varausten hallinnointi, päivitykset ja suunnittelu

 

”Milla hoiti loistavalla tavalla yhdistyksemme Öljy- ja Kaasutekniikka ry:n 20-vuotisjuhlajärjestelyt. Millan näpeissä oli koko projekti kutsujen suunnittelusta aina juhlaseminaarin ja juhlaristeilyn toteutukseen asti. Yhteenvetona saamastamme palautteesta niin yhdistyksen jäseniltä kuin kutsuvierailtakin: timanttista toimintaa!”
– Vesa Raja-aho, hallituksen puheenjohtaja, Öljy- ja Kaasutekniikka ry

Sähköpostitse saatua palautetta osallistujilta:

”Kiitos paljon vielä hyvistä järjestelyistä viime viikon juhlissa! Tilaisuus oli erittäin onnistunut.”

”Kiitos, Milla, loistavasta fasilitoinnistasi järjestelyissä ja itse tapahtumassa. Kaikki toimi!”