

Työaika: yht. 60 h
Työskentelytapa: Etänä ja tapaamisia tarpeen mukaan
Asiakkuus: 05–11/2019
Osallistujamäärä: 50 henkeä
Sain vastuulleni järjestää Öljy- ja Kaasutekniikka ry:n 20-vuotisjuhlan, joka sisälsi
- päiväosuuden kokoustilassa, missä puheevuoroja ja paneelikeskustelu. Hoidin itse myös juontoja!
- cocktail-tilaisuuden, tarjolla cocktail-paloja ja juomia, ohjelmassa vapaata verkostoitumista ja maihinnousukorttien jako;
- kaksipäiväinen risteily, sisältäen illallisen ja toisena päivänä bussikyydillä vierailu paikallisella huoltoasemalla sekä kokoustaminen laivalla paluumatkalla, jossa toimin sihteerinä.
”Milla hoiti loistavalla tavalla yhdistyksemme Öljy- ja Kaasutekniikka ry:n 20-vuotisjuhlajärjestelyt. Millan näpeissä oli koko projekti kutsujen suunnittelusta aina juhlaseminaarin ja juhlaristeilyn toteutukseen asti. Yhteenvetona saamastamme palautteesta niin yhdistyksen jäseniltä kuin kutsuvierailtakin: timanttista toimintaa!”
Vesa Raja-aho, hallituksen puheenjohtaja


Projektinhallinta ja tapahtumajärjestelyt
- Alkutapaaminen ja välitapaaminen asiakkaan kanssa suunnitelman luomiseksi ja tarkentamiseksi.
- Budjetin seuranta.
- Paikan päällä avustaminen ja sujuvuuden varmistaminen, puheenvuorojen väleissä juontaminen.
- Tekniikka ja opasteet
- Ilmoittautuminen ja nimikorttien jako
- Tarjoilujen sujuvuuden varmistaminen
- Maihinnousukorttien jako
- Ruokailujen sujuvuuden varmistaminen
- Opastus bussikyydityksissä ja huoltoasemavierailulla
- Sihteerinä laivakokouksessa
- Kuvaaminen, valikoitujen kuvien editointi ja toimitus asiakkaalle sekä vieraille
Puhujien hallinta
- Yhteydenpito ja ohjeistus
- Esitysten kerääminen ja valmistelu
Osallistujaviestintä
- Kutsuviestit, muistutukset ja ilmoittautumisten kerääminen
- Ilmoittautuneiden viestit (vahvistus, tervetuloviestit, kiitosviesti)
Materiaalien valmistelu
- Kutsun, ohjelman ja risteilyesitteen stilisointi, päivitys ja tulostukset
- Nimikortit, opasteet
Tila- ja risteilyvaraukset, tarjoilujen tilaaminen
- Varausten hallinnointi, päivitykset ja suunnittelu
Sähköpostitse saatua palautetta osallistujilta:
”Kiitos paljon vielä hyvistä järjestelyistä viime viikon juhlissa! Tilaisuus oli erittäin onnistunut.”
Tilaisuuden osallistuja
”Kiitos, Milla, loistavasta fasilitoinnistasi järjestelyissä ja itse tapahtumassa. Kaikki toimi!”
Tilaisuuden osallistuja