Toiminimen tilinpäätös ja muut vuoden vaihteen huolenaiheet

(Artikkelia päivitetty 12.1.2019) Linkkaukset bisnes.fi-sivustolle yhteistyössä sivuston kanssa.

Nyt kesällä kun koko Suomi tuntuu pysähtyvän, on hyvin aikaa kerrata miten vuoden vaihteessa pääsin kokemaan ensimmäisen tilinpäätöksen tuskan, ja mitä ensimmäisen tilikauden vaihteessa piti ottaa huomioon.

Muista tarkistaa ennakkoverojen riittävyys ajoissa

Jo aikaisemmassa blogauksessa kerroin ennakkoveroista, joita maksetaan arvioituun tulokseen perustuen pitkin vuotta. Kun tilikauden päätös lähenee, on hyvä tarkistaa, vastaako tuo arvioitu tulos ollenkaan toteutunutta.

Itse tarkistin tämän tilanteen marraskuussa. Olisi ehkä kannattanut jo vähän aikaisemmin. Marraskuussa näin, paljonko oli toteutunut tulos siihen mennessä, ja pystyin hyvin arvioimaan vielä joulukuussa toteutuvan tulon. Kun vertasin tätä tulosta aikaisemmin arvioimaani summaan, oli ero melko suuri.

Lopputulos: Kun pitkin vuotta olin maksanut ennakkoveroja jokusia satasia kuukaudessa, pompsahtikin joulukuun ennakkoveron summa lähes kolmeen tuhanteen! Onneksi olin laskelmissani varautunut tähän, mutta kieltämättä melko iso summa kerralla maksettavaksi.

Ei se toki maata kaada, vaikkei tilannetta tarkistaisikaan. Jossain vaiheessa verot vaan koituvat väistämättä maksettaviksi – jos ei ennakkoverona, niin seuraavana vuonna mätkyinä. Verovuotta seuraavan tammikuun aikana ehtii myös korjata tilanteen lisäennakkoa maksamalla (ks. kohta ”Hae ja maksa lisäennakko tammikuun aikana…”) ja välttää näin mätkyt korkoineen.

Ennakkoverojen määrää voi korjata OmaVero-palvelun kautta

Kuten palkansaajana verokortin prosenttia voi muuttaa pitkin vuotta, myös toiminimiyrittäjä voi muuttaa maksamiensa tuloverojen määrää vastaamaan todellista tilannetta. Tämä onnistuu helposti OmaVero-palvelun kautta milloin vain.

Huomioita ilmoitettavista tiedoista:

  • Päätoimen palkat ja luontoisedut -kohdan voi merkata nollaksi, mikäli et tee mitään palkkatöitä koko vuoden aikana.
  • Saatu starttiraha ilmoitetaan Etuudet-kohdassa, jolloin on ilmoitettava myös starttirahasta pidätetyt ennakonpidätykset. Huom: Ilmoitus perustuu maksettuihin suorituksiin, eli koska joulukuun starttiraha maksetaan (ja ylipäänsä ilmoitetaan) vasta tammikuussa, joulukuun starttirahaa ei huomioida tämän vuoden veroilmoituksessa.
  • Toiminimen arvioitu tulos ilmoitetaan kohdassa Ennakonkannon alaiset ansiotulot, ja täällä sarakkeessa Elinkeinotoiminnan ansiotulo.
    • Tätä summaa on hyvä päivittää ainakin kerran vuodessa, riippuen siitä paljonko toteutunut tulos poikkeaa arviosta. Huom: Älä arvioi tulosta kuitenkaan liian suureksi – jopa kuukausittain maksettava ennakkovero voi nousta äkkiä hyvin suureksi toistuvaksi maksuksi, joten arvioi laskelmiisi vain ”varmat” tulot ja sisällytä sinne myös riittävästi kuluja, jotta olet varautunut mahdollisiin yllätyksiin.
    • Jos olet ilmoittautunut ennakkoperintärekisteriin, muista valita lopussa kohta ”Ennakonkannon alaisille tuloille lasketaan ennakkovero”.
  • Vähennyksistä ilmoitan
    • Työmarkkinajärjestöjen jäsenmaksut ja työttömyyskassamaksut koko vuodelta, ja
    • koska työskentelen pitkälti kotoa käsin, kirjaan kohtaan Palkkatulojen tulonhankkimismenot työhuonevähennyksen täydellä 840 eurolla. Lisätietoa tehtävistä vähennyksistä ja työhuonevähennyksen mahdollisuuksista esim. bisnes.fi-sivustolla.
  • Työeläke- ja työttömyysvakuutusmaksuja ei tarvitse erikseen muokata – jos olet kirjannut palkkatulot nollaksi, laskee palvelu nämä nollaksi automaattisesti.
  • Loput kohdat jäävät tyhjäksi, loppuun vain on vielä kirjattava ilmoitettu YEL-työtulo koko vuodelle.

Tuon täytetyn lomakkeen kun sitten lähettää, saa pian postitse uudet maksulomakkeet, joiden mukaan voi taas iloisesti jatkaa verojen maksua ajantasaisin tiedoin.

[Tilinpaatos_toiminimi]Hae ja maksa lisäennakko tammikuun aikana – vältät korkomenot!

Kun tilikausi on päättynyt ja olet saanut tilinpäätöksen (tai jos et tee tilinpäätöstä, niin muuten vain tilikauden lopulliset raportit) käsiisi, on aika tarkistaa, tulihan maksettua veroja tarpeeksi.

Jos olet maksanut liian vähän ennakkoveroa verovuoden aikana, voit hakea ja maksaa lisäennakkoa OmaVerossa vielä päättynyttä tilikautta seuraavan tammikuun aikana. Lisäennakko on korvannut aiemmin toiminimiyrittäjillä käytössä olleen ennakon täydennysmaksun.

Maksamalla lisäennakkoa tammikuun loppuun mennessä voit välttyä jäännösverolta (eli mätkyiltä) ja huojennetulta viivästyskorolta. Lisäennakkoa on aina haettava ennen sen maksamista.

Hieman piti kaivaa, jotta löysin oikean paikan, mistä tämä hakeminen onnistui. Mene OmaVerossa etusivulla kohdasta Henkilön tulovero > (päättyneen tilikauden vuoden kohdalla) Tee ennakkoverohakemus > Ilmoita korjatut tulot ja vähennykset.

  • Elinkeinotoiminnan ansiotulo -kohtaan kirjataan tilikauden Voitto ennen tilinpäätössiirtoja ja veroja.
  • YEL-työtulo, arvio määrästä koko vuonna -kohtaan kirjataan YEL:iksi ilmoitettu vuoden arvio.
  • Työmarkkinajärjestöjen maksut vuonna 2018 -kohtaan kirjataan maksujen määrä koko vuonna (näitä maksuja kun ei ole toiminimen kirjanpitoon kirjattu).
  • Tulonhankkimismenot vuonna 2018 -kohdassa olen kirjannut Palkkatulojen tulonhankkimismenoiksi työhuonevähennyksen täydellä 840 eurolla.
  • Seuraavilla sivuilla voi ilmoittaa vielä mm. palkkoja, etuuksia (esim. starttirahan) ja vähennyksiä. Itsellä tulee näihin kaikkiin ”ei”.

Tämän jälkeen hakemuksen voi lähettää ja sen jälkeen laittaa vaikka heti maksuun. Nyt ei pitäisi olla tarvetta murehtia enää menneestä tilikaudesta, paitsi vielä veroilmoitus on tehtävä.

Toiminimiyrittäjän ei (pääsääntöisesti) tarvitse tehdä tilinpäätöstä

Minulle tuli yllätyksenä, että yksityisen elinkeinonharjoittajan ei pääsääntöisesti tarvitse laatia tilinpäätöstä, ellei tilikausi ole jotain muuta kuin kalenterivuosi. Bisnes.fi-sivuston mukaan tilinpäätös pitää laatia myös silloin, jos kahdella peräkkäisellä tilikaudella seuraavista rajoista ylittyy kaksi:

  • Taseen loppusumma on yli 350 000 euroa,
  • Liikevaihto ylittää 700 000 euroa, tai
  • Tilikauden aikana työntekijöitä on keskimäärin yli 10 henkilöä.

Joka tapauksessa tilintarkastajaa ei toiminimiyrittäjän tarvitse työllistää.

Ensimmäinen tilikauteni oli kuitenkin pidempi kuin yksi kalenterivuosi, joten tilinpäätös oli tehtävä. Vaikka hoidan kirjanpitoni muuten itse, päätin ostaa tilinpäätöksen ja veroilmoituksen tekemistä varten palvelun ihan kirjanpitäjältä. Näin sain varmistettua, että kaikki tekemäni kirjanpidot ovat varmasti oikein, ja voin nyt jatkossa luottaa taitoihini ilman ulkopuolista konsultaatiota.

Toimitin kirjanpitäjälle kaikki kirjanpitoaineistoni ja käytännössä hän katsoi, että olin tehnyt tiliöinnit oikein ja tulosti lopulliset raportit. Muutoksia kirjauksiini tuli lopulta vain kolme:

  • Olin kirjannut toiminnan aloittamista varten antamani ”pääomalainan” lainatilille, mutta kirjanpitäjän mukaan toiminimiyrityksissä omistajan yritykseen sijoittamat rahat kirjataankin vain yksityistilille.
  • Tapaturmavakuutusmaksut sekä Matkavakuutukset sisällytettiin Henkilövakuutusmaksut (vapaaehtoiset) -tilille.
  •  Vastuuvakuutukset-tililtä siirrettiin summat Vahinkovakuutukset-tilille.

Sain siis olla tyytyväinen omiin taitoihini näin vähäisillä muutoksilla, ja luottavaisin mielin uskon, että jatkossa selviän raportoinnista itsenäisesti. Jos nämä kirjanpidon termit tuntuvat heprealta, kurkkaa aikaisempi blogaukseni kirjanpidon perusteista, sieltä löytyy helpohko johdatus aiheeseen.

Toiminimen veroilmoitus päättää tilikauden

Viimeinen askel, jonka tällä kertaa teki maksullinen kirjanpitäjä mutta jatkossa hoidan itse, oli veroilmoitus. Veroilmoitus on jätettävä jokaisen tilikauden päätteeksi, vaikkei yrityksellä olisikaan ollut mitään toimintaa (ks. vero.fi).

Lomake ilmoitusta varten tulee postitse, mutta se hoituu erittäin helposti myös verkossa tätä kautta. Veroilmoituksen vuodelta 2018 voi antaa OmaVerossa tammikuun puolivälistä 2019 alkaen.

Käytännössä ilmoitukselle vain kirjataan kirjanpidon raporttien tai tilinpäätöksen perusteella koosteet tilikauden tuloslaskelmasta ja taseesta sekä mahdolliset muut vähennykset:

  • Liikevaihto ja muut tuotot
  • Eläkekulut ja kaikki muut kulut
  • Kohtaan Kirjanpidon ulkopuoliset vähennyskelpoiset kulut voi kirjata (jo yllä mainitun) työhuonevähennyksen.
  • Sitten Välittömät verot, ja saadaan Elinkeinotoiminnan tulos.
  • Taseesta kirjataan myös yksityisnostot ja sijoitukset kohtaan Rahan nostot ja sijoitukset kirjanpidon mukaan.
  • Lisäselvityksiin kirjataan työhuonevähennys kohtaan Oman elinkeinotoiminnan osuus.
  • Lisäksi Myyntisaamiset kirjattiin, kuin myös vielä maksettavat alv-velat kohtaan Lyhytaikaiset velat.
  • Lopuksi katsotaan, että kohdassa Oman pääoman erittely näkyy yksityisnostojen ja -sijoitusten erotus, tilikauden voitto ja oman pääoman loppusumma, minkä jälkeen lomake on valmis lähetettäväksi (ainakin omalta osaltani näin).

Toki jos liiketoimintasi on suurempaa/monimuotoisempaa, saattaa olla että muutkin kohdat lomakkeella vaativat täydennystä. Lue lomake siis tarkkaan läpi ja katso, että loppusummat täsmäävät omiin raportteihisi.

 

Tässäpä oli ensimmäisen tilikauteni päätösruljanssi, ja huom, myös arvonlisäveroilmoitus tulee tehdä ainakin kerran vuodessa (itselläni ajankohta on aina helmikuun lopussa)! Kannattaa tarkistaa OmaVero-palvelusta aika-ajoin tilanne ja deadlinet, muuten aiheesta tarkemmin aikaisemmassa postauksessani.

Ensi kerralla ajattelinkin avautua hieman yksinyrittäjän arjesta ja haasteista, ja mitä kaikkia hyviä ja huonoja löytöjä olen tehnyt tämän kohta kaksivuotisen yrittäjyyspolkuni varrella.

Syntiset yrittäjät – missä menee kohtuuden raja?

Blogikirjoitus on julkaistu 19.6.17 Zervant-laskutusohjelman blogissa.

Ylpeys kannattaa, ja on yrittäjälle jopa edellytys ollakseen vakuuttava, mutta milloin ylpeydestä tulee ylimielisyyttä?

Yrittäjän on syytä olla ylpeä, onhan hän ottanut rohkean askeleen sivuuttamalla vakaan palkkatulon ja elää vain omien töidensä tuloksilla. Kun arvostan itseäni ja tekemääni työtä olemalla sopivasti ylpeä, vakuutan asiakkaani ja kasvatan heidän luottamusta.

Olen tosin ehkä liikaakin vältellyt yrittäjänä ylpeilyä, koska jos ylpeys lähtee käsistä, koetaan minut ylimielisenä. Heti jos ylpeys siirtyy omista töistä muihin ihmisiin vertailuun, kuljetaan hataralla maalla. Itsensä asettaminen toisten yläpuolelle ja muiden vähättely väistämättä kostautuvat jossain vaiheessa, joten paras olla ylpeä itsestä ja tekemistään töistä, muttei muiden kustannuksella.

Kateus lietsoo epävarmuutta, pelkoa ja jopa vihaa, mutta se voi toimia myös polttoaineena

Aina toisinaan törmään muihin yrittäjiin ja kuulen, kuinka heidän firmansa menestyy, tai kuinka taitavia ja intohimoisia he ovat liiketoiminnassaan. Väistämättä tunnen pienen kateuden pistoksen, ”miksei minusta tunnu tuolta” tai ”miksi minulla menee näin paljon huonommin”.

Pieni määrä kateutta voi motivoida työskentelemään ahkerammin ja yrittämään enemmän, mutta joskus tämä mielen perukoilla kupliva kateus saattaa kasvaa jopa toisen menestyksen vihaamiseksi. Jos päädyn siihen ajatuskierteeseen, että toisen hyvä on minulta pois, on aika pysähtyä ja käydä ajatukset läpi ihan ajan kanssa.

Kateus kasvattaa omaa epävarmuutta ja pelkoa siitä, että kun toinen kukoistaa, minä kuihdun. Erityisesti kateus syö itsevarmuutta, ja tuntuu, etten osaa tarpeeksi hyvin tai tee tarpeeksi paljon. Kateus lannistaa.

Jos toisen menestystä katsoo kateuden sijaan ihaillen ja vaikka mallia ottaen, käteen jää pahan olon sijaan mahdollisuus omaan kasvuun ja menestykseen.

[Yrittajyys_Syntiset_yrittajat_MillaJarvinen]

Missä vaiheessa rentoutumisesta ja oman ajan ottamisesta tulee laiskuutta?

Olen aina arvostanut omaa vapaa-aikaa ja myös yrittäjänä haluan pitää siitä kiinni. Tämä on helposti burn outiin ajautuville yrittäjille hyve, mutta liika on liikaa.

Jos liiketoiminnassa on hiljaisempia aikoja, asiakkaita ei ole ja tuntuu, että tehtävälista on lyhentynyt vain tylsiin, ”sitten joskus kun on aikaa” -tehtäviin hommiin, ei niitäkään paria tehtävää saa aikaiseksi. Varsinkin kotona työskentelevälle tämä on haaste – kuinka monta kertaa olen tarttunut tiskeihin, pyykkeihin tai imuriin, kun ”pitäähän tämäkin saada hoidettua joskus”.

Tässä sitä tasapainoilua on yrittäjällä kerrakseen, ettei upota itseään hommiin, muttei anna itselleen myöskään liikaa vapauksia.

Ahneus on (liian) usein yrittäjää motivoiva voima – vältä tehtävien ”ylensyömistä”

Monet lähtevät yrittäjäksi siinä toivossa, että pääsisivät tienaamaan vähän enemmän kuin palkkatöissä. Hyvin usein yrittäjä päätyy tilanteeseen, kun mikään ei riitä: kuluja syntyy aina uusia, halutaan lisää, uudelle rahalle löytyy aina uutta käyttöä.

Rahan lisäksi – tai sen himossa – yrittäjä haalii helposti liikaa töitä. Kun tekemättömien töiden lista vain kasvaa, pitää tehtäviä jatkuvasti priorisoida uudelleen. Maksavien asiakkaiden tilaukset ohittavat kaiken muun, jolloin oman firman työt kertyvät; laskut pitää maksaa eräpäiviin mennessä, kirjanpito hoitaa ja markkinointiakin pyörittää mieluummin nyt kun on maksavia asiakkaita, eikä vasta sitten kun on aikaa – eli laskutettavaa ei enää ole.

Oman mielenterveyden ja fyysisen hyvinvoinnin säilyttämiseksi pyrin joka päivä jossain vaiheessa painamaan pausea ja nauttimaan läheisten seurasta, liikunnasta ja unesta, jotta seuraavana päivänä jaksan taas innoissani painaa playta.

Kohtuus kaikessa, tienaamisessakin. Eikö?

milla_txt

Starttirahan jatkohakemus ja alv-ilmoitus

Toistaiseksi viimeinen toiminimen perustamis- ja aloitustoimiin liittyvä blogaukseni käsittelee starttirahan jatkohakemuksen ja alv-ilmoituksen tekemistä. Nämä melko simppelit lomakkeet aiheuttivat kuitenkin pientä huolta ja tutkimustyötä – ja säästääkseni sinut niiltä kerron nyt, miten homma hoituu:

Starttirahan jatkohakemus koostuu vain kahdesta vastauksesta

Yllätyin, kun starttirahan jatkoa varten minun piti vastata vain kahteen kysymykseen. Ennen noita kysymyksiä kerratkaamme kuitenkin, missä vaiheessa starttirahalle haetaan jatkoa:

Ensimmäinen starttirahakausi kestää 6 kuukautta, ja jatkoa starttirahalle kannattaa hakea hyvissäajoin – viimeistään kuukautta ennen ensimmäisen kauden loppua. Näin varmistat, että starttiraha tipahtaa tilillesi keskeytyksettä. Minulla ensimmäinen starttirahajakso päättyi helmikuun loppuun, joten pistin jatkohakemuksen eteenpäin tammikuun puolenvälin jälkeen.

Jatkoa starttirahalle haetaan TE-palveluiden Oma asiointi -portaalissa, missä itse starttirahan maksatustakin haetaan. Hakemukseen syötetään omat yhteystiedot (jos ne eivät tule lomakkeelle jo automaattisesti) ja yrityksen tiedot. Sitten vastataan näihin kahteen kysymykseen:

[toiminimi_starttiraha_jatkohakemus]1. Selvitys, miten yritystoiminta on käynnistynyt starttirahakauden aikana

Kun vastasin tähän kysymykseen, Oma asiointi -palvelu oli päivityksen alla, eikä ohjeistusta vastaukseen löytynyt TE-palveluiden sivuilta. Siispä kerroin vaan yksinkertaistetusti, miten asiakkaita on riittänyt ja millaisia tuloja (ja tulo-odotuksia) yritystoiminnalla on. Lisäksi kerroin markkinoinnista ja muista tekemistäni töistä yritykseni tunnettuuden lisäämiseksi. Tähän olisi voinut kertoa useammalla sadalla sanalla tarinaa, mutta tiivistin vastaukseni seitsemään virkkeeseen.

[toiminimi_starttiraha_jatkohakemus_milla_jarvinen]2. Perustelut jatkohakemukselle

Kerroin, miten yritystoimintani on kasvanut ensimmäisen starttirahakauden aikana ja perustelin tekemiäni valintoja. Kerroin omasta ja liikeideani kehittymisestä ja kuvasin jatkosuunnitelmiani. Perustelin myös, miksi käytännössä tarvitsen starttirahalle jatkoa ja miten tämän jatkokauden myötä pystyn jatkamaan liiketoimintaani kannattavana, ilman tukea. Myös tästä vastauksesta selvisin seitsemällä virkkeellä.

Lopuksi sitten ruksattiin maksatushakemuksessakin tuttuun tapaan maksamisen estäviin korvauksiin, tukiin ja etuuksiin ei-vastaukset, De mimis -tuen kohdassa kerrottiin edellisestä starttirahakaudesta ja liitteeksi laitettiin viimeisin tuloslaskelma kirjanpidosta. Sitten vain hakemus eteenpäin, ja aika pian sain jo vastauksen postitse: jatkohakemus hyväksyttiin, ja starttirahaa virtaa vielä elokuun loppuun asti!

PS. Kuulin huhupuheita, että starttirahan jatko saattaa riippua myös hakemuksesi ajankohdasta. Itselläni ajankohdat olivat otolliset: aloitin starttirahan loppuvuodesta, joten jatkohakemus ajoittui alkuvuoteen, jolloin starttirahan määrärahat ovat vasta annettu. Jos starttirahalle hakee jatkoa loppuvuodesta, saattavat määrärahat olla jo lopuillaan, ja jatko voi jäädä saamatta… Huomioi siis tämäkin starttirahaa hakiessasi, mikäli mahdollista!

Alv-ilmoitus perustuu kirjanpitoosi

Alv-ilmoitus tehdään liiketoiminnan suuruudesta riippuen 12-1 kertaa vuodessa. Itse saan tehdä sen vain kerran vuodessa, koska liiketoimintani on (toivottavasti vain toistaiseksi) niin pientä. Jos haluat kerrata, miten nämä arvonlisäverot nyt menivätkään, tutustu aikaisempaan blogaukseeni aiheesta.

Alv-ilmoitus tehdään upouudessa OmaVero-palvelussa. Tuolta näkee mm. eräpäivät, milloin sinun tulee tehdä seuraava arvonlisäveroilmoitus ja maksaa ilmoitetut verot. Voit syöttää suoraan palvelun alv-ilmoituslomakkeelle:

  • Verot kotimaan myynnistä verokannoittain (eli paljonko olet saanut alv-tuloja myynneistäsi)
  • Verot ostoista (eli paljonko olet maksanut veroa ostoista muista EU-maista tai rakentamispalvelun ja metalliromun ostoista)
  • Vähennettävät verot (eli maksamasi verot, kun olet tehnyt normaaleja arvonlisäverollisia ostoja kotimaassa)

Palvelu laskee syöttämiesi tietojen perusteella maksettavan veron, tai jos olet oikeutettu veronpalautuksiin. Lomakkeelle voi syöttää myös 0-verokannan alaiset myynnit ja ostot, mutta sellaisia ei minulta löytynyt.

Olet oikeutettu alarajahuojennukseen, jos tilikauden (12 kk) liikevaihto ilman arvonlisäveron osuutta on alle 30 000 euroa

Kaikki muut syöttämäsi tiedot löytyvät kirjanpidon raporteiltasi, mutta alarajahuojennus sinun tulee laskea itse. Tässä auttaa huomattavasti palvelusta ladattavissa oleva Excel-pohja ”Alarajahuojennuksen laskemisen aputaulukko”. Itse selvisin syöttämällä yksinkertaisesti kirjanpidon raportilta löytyvän:

  • verollisen liikevaihdon, ja
  • arvonlisäveron osuuden.

Jos teet alv-ilmoituksen alle tai yli 12 kuukauden ajalta, huojennukseen oikeuttavan liikevaihdon saat laskettua syöttämällä Exceliin kaavan (”veroton liikevaihto”-”arvonlisäveron osuus” x 12 / liiketoiminnan kuukausien määrä. Esimerkiksi kun itse tein ilmoituksen ajalta 1.9.-31.12., liiketoiminnan kuukausien määrä oli 4 (syys-joulukuu).

Sitten lisäät Excelin loppupuolelle vielä uudelleen ”suoritettavat arvonlisäverot yhteensä” ja täydennät vähennettävät arvonlisäverot yhteensä, jolloin Excel laskee alarajahuojennukseen oikeuttavan veron sekä huojennuksen määrän. Selvennykseksi voit kurkata esimerkin Excel-laskelmasta tästä >

Nämä summat kun syötät OmaVero-palvelun lomakkeelle (alarajahuojennukseen oikeuttava liikevaihto, alarajahuojennukseen oikeuttava vero ja alarajahuojennuksen määrä) laskee lomake maksettavan veron. Voit laittaa veron maksuun suoraan palvelun kautta, jolloin viitenumerot ja tilinumero menee varmasti oikein.

Huom: Itse vielä soitin Verohallinnon asiakaspalveluun, kun halusin varmistaa, että maksu lähtee varmasti ajallaan. Käytännössä, kun laitat veron maksuun palvelun kautta, se veloitetaan kyllä tililtäsi ja näkyy maksuna palvelussa, mutta se näkyy maksettuna kuitenkin vasta eräpäivän jälkeen – eli kun vaan pidät huolen siitä, että olet maksanut riittävästi palvelun kautta, veron eräpäivänä tehty maksu ”käytetään”, eli vasta eräpäivän jälkeen näet veron maksettuna palvelussa.

[Starttirahan_jatkohakemus_alv_ilmoitus]

Että sellaista puisevaa asiaa tällä kertaa – toivottavasti siitä oli kuitenkin sinulle hyötyä! Nyt olemmekin käyneet läpi kattavasti toiminimen perustamiseen ja liiketoiminnan aloittamiseen liittyvät tehtävälistat ja paperityöt, enkä osaa sanoa, mikä aihealue olisi seuraavana listalla… Ehdota toki kommenteissa, jos on jokin tietty aihe josta kaipaisit tietoa, niin katsotaan josko osaisin olla avuksi! Muussa tapauksessa palailen blogini ääreen sitten, kun tulee taas aihetta :)

milla_txt

Toiminimen kirjanpito: Yksityisnostot ja kululaskut

(Artikkelia päivitetty 3.1.2020)

Nyt kun viimeksi läpi käyty kahdenkertainen kirjanpito on hallussa, voimme perehtyä hieman yksityiskohtaisempiin aiheisiin: yksityisnostoihin ja kululaskuihin. Valitsin nämä aiheet siksi, että pääsisit käytännössä näkemään, miten kirjaukset kirjanpidossa menevät ja ehkä sisäistät kirjanpidon periaatteet hieman syvällisemmin.

toiminimi_kirjanpito_yksityisnostot_milla_jarvinen_blogi

Yksityisnostot (ja -sijoitukset) eivät vaikuta tulokseen

Käytännössä jos tarvitset rahaa toiminimesi tililtä, voit sitä sieltä vain ottaa. Tämä merkitään kirjanpitoon yksityisotoksi:

Toiminimi_kirjanpito_yksityisnosto_Milla_jarvinen_assistenttipalvelut

Otettu summa vaikuttaa kirjanpidossa vain pankkitilin saldoon – se ei siis ole mikään kulu, eikä siten vaikuta lopulliseen tilikauden tulokseen (tulos = tilikauden tulot – kulut). Siten et myöskään maksa siitä mitään veroja, koska vero huomioidaan tuloverona tuosta koko tilikauden tuloksesta.

Yksityisnostoja tehdessäsi huomioi kuitenkin, että pankkitilillä tulee olla tarpeeksi rahaa maksaaksesi kuukausittaiset menot ja maksettaviksi koituvat verot ja alvit.

Huom: Jos käytät toiminimen pankkitiliä omiin menoihin huomattavan paljon, ja yksityisnostojen kirjaaminen käy liian työlääksi, on mahdollista käyttää kirjanpidossa Pankkitilin sijaan Kassatiliä. Kirjanpidon kassatili on käteistä rahaa tarkoittava tili, ja se löytyy Rahat ja pankkisaamiset alatilinä nimellä Kassatili. Tällöin toiminimen rahoja käsitellään vähän kuin käteisenä rahana, vaikka käytännössä pankkitiliä käyttäisitkin. Jos kirjanpidossa on Pankkitili, on tilin saldon täsmättävä kirjanpidossa käsiteltävän tiliotteen saldoon.

Kuten yksityisnostoja, myös yksityissijoituksia voi toiminimellä tehdä – eli siirtää rahaa yrityksen tilille. Itse olen joutunut käyttämään tätä tiliöintiä, kun esimerkiksi henkilökohtaiset veronpalautukset humpsahtivat toiminimen tilille. Kun sitten siirsin nuo rahat suoraan toiminimen tililtä omalle tililleni, näytti kirjaukset tältä:

Toiminimi_kirjanpito_yksityissijoitus_Milla_jarvinen_assistenttipalvelut

Kululaskut käyttöön, kun olet maksanut omalta tililtäsi toiminimen menoja

Hyödynnän itse kululaskuja, kun olen maksanut omilla rahoillani esimerkiksi puhelinlaskun tai työmatkojen kuluja. Kululaskupohjia löytyy monenlaisia, itse loin tällaisen kopioiden jotain netistä löytyvää pohjaa.

Kululaskulle kirjaan yksinkertaisesti, mikä kulu on kyseessä, paljonko se oli ja milloin se on maksettu. Lisäksi kululaskulta pitää näkyä, mille kuukaudelle kulu kuuluu, ja yleiset tiedot: tilinumero ja nimi, mukaan liitetyt kuitit, päiväys ja allekirjoitus.

Tuohon esimerkkipohjaan olen laittanut esimerkin, miten olen maksanut omalta tililtäni koko tammikuun puhelinlaskun ja helmikuun työmatkan junalipun. Pyydän kululaskulla korvausta vain 71 % puhelinlaskusta, koska käytän puhelinta myös henkilökohtaisiin asioihin. Tuon prosentin olen laskenut sillä perusteella, että 5 päivää 7:stä puhelin on työkäytössä.

Esimerkkipohjan kirjaukset menisivät sitten kirjanpidossa näin (huomioi kirjatut päivämäärät):

Toiminimi_kirjanpito_kululasku1_Milla_jarvinen_assistenttipalvelut

Ensin kirjaan kululaskun päivämäärällä koko kululaskun, eli paljonko tililtä maksettiin rahaa pois ja mitä maksut olivat. Matkalippu kuului kululaskun kuukaudelle, eli helmikuulle, joten se kirjattiin heti omalle tililleen. Myös alv 10 % huomioitiin, koska laskun mukana toimitettiin kuitti, josta maksettu alv näkyi. Puhelinlaskun kirjasin ostovelaksi, koska se kuuluu tammikuun kuluksi.

Toiminimi_kirjanpito_kululasku2_Milla_jarvinen_assistenttipalvelut

Seuraavaksi kirjaan tuon puhelinlaskun sinne minne se kuuluu. Päivämäärä laitetaan tammikuun puolelle, ja aikaisemmin ostovelaksi kirjattu summa poistetaan ostovelat-tililtä ja laitetaan puhelinkuluksi. Tässä vaiheessa voidaan huomioida myös maksun sisältämä alv 24 %, joka näkyy kululaskun mukana toimitetulla kuitilla (eli maksetulla puhelinlaskulla).

 

Tässäpä nyt aloituspaketti kirjanpitoihin liittyen – laittakaa ihmeessä kommentteja ja kysymyksiä, jos kaipaatte jotain lisätietoja. Ensi kerralla käynkin sitten juuri tekemieni starttirahan jatkohakemuksen ja alv-ilmoituksen kimppuun…

milla_txt

Toiminimen kirjanpidon perusteet

(Artikkelia päivitetty 5.6.2018)

Vuorossa yksi kiinnostavimmista, ja toisaalta haastavimmista aiheista toiminimen pyörittämisessä: kirjanpito. Jos toimintasi on yhtään suurempaa ja monimuotoisempaa, suosittelen suoraan kirjanpidon ulkoistamista ammattilaiselle – menee kaikki sitten varmasti oikein.

Itse kuitenkin toimin toistaiseksi niin pienellä volyymillä, ettei kirjanpitopalveluiden ostaminen kannata. Olen myös opiskellut kirjanpitoa ja toiminut välikätenä työnantajani ja heidän kirjanpitäjän välillä, joten osaamiseni on kasvanut riittäväksi hoitaakseni tässä vaiheessa oman kirjanpitoni.

Lisäksi suosittelen tutustumaan aiheeseen edes hitusen, koska vaikka sinulla olisikin oma kirjanpitäjä, yrittäjänä sinä olet lopulta vastuussa kaikesta – myös kirjanpidon luvuista. On siis hyvä edes pääpiirteittäin ymmärtää, mitä tuolla yritystoimintasi numeropuolella tapahtuu.

Kirjanpidon voi toiminimellä tietyissä tapauksissa pitää erittäin yksinkertaisena, eli yhdenkertaisena. Itse keskityn tässä kuitenkin kahdenkertaiseen kirjanpitoon, ja melko yleisellä tasolla. Tarkoitukseni on saada sinut ymmärtämään kahdenkertaisen kirjanpidon perusteet ja ajattelutapa, ei niinkään koko kirjanpidon hoitamista.

Otan tietysti mielelläni vastaan kommentteja ja korjauksia, jos jotkut näistä sisäistämistäni periaatteista eivät syystä tai toisesta sattuisikaan pitämään paikkansa – laita rohkeasti viestiä tai kommentoi alle.

toiminimi_kirjanpito_MillaJarvinen

Kahdenkertaisessa kirjanpidossa käytetään aina kahta tiliä

Kirjanpidossa puhutaan tileistä, jotka identifioidaan tilin nimellä ja numerokoodilla. Näitä tilejä ovat kaikki tulojen ja kulujen kohteet (”tavaramyynti”, ”palvelumyynti”, ”kone- ja kalusto-ostot”, ”vuokramenot”…) sekä rahan sijainnit (”pankkitili”, ”käteiskassa”, ”myyntisaamiset”, ”ostovelat”…). Tilit on yleensä kirjanpito-ohjelmassa valmiiksi nimetty ja numeroitu, mutta niitä voi nimetä myös omien tarpeiden mukaan. On kuitenkin pidettävä huoli, että tilit asettuvat kirjanpidon tilikartassa oikeisiin kohtiin – näin ne asettuvat myös tilinpäätöksessä oikein (ks. esimerkki tilinpäätöksestä, s. 2-4).

Kahden tilin avulla pidät siis kirjaa siitä, miksi rahaa tulee/lähtee (mitä myit tai mihin ostoihin raha käytettiin) ja missä raha tällä hetkellä on (onko se jo pankissa vai onko lasku vasta asiakkaalla käsittelyssä, tai onko raha jo lähtenyt tililtäsi vai onko laskun eräpäivä vasta tulossa).

Tässä yksinkertainen tapahtumasarja tilien käytöstä:

esim. 1: Lähetät laskun asiakkaallesi, 100€ myynti + 24% alv = 124€
– kirjaat myynnin 100€ myyntitilille ja 24€ alv:n myynnin alv-velat -tilille
– lisäksi kirjaat koko 124€ myyntisaamiset-tilille.

esim. 2: Asiakas maksaa tuon laskun summan 124€ tilillesi.
– kirjaat koko summan 124€ pankkitili-tilille ja vähennät 124€ myyntisaamiset-tililtä.

Nyt siis ensin (esim. 1) kirjasit ylös, että olet tehnyt myyntiä 100€:lla ja 24€ sinun pitää tilittää verottajalle, mutta myös että odotat 124€ summaa saapuvaksi.

Seuraavaksi (esim. 2) kirjasit ylös, että pankkitilille on saapunut tuo koko summa mikä pitikin, joten voit tyhjentää sen myyntisaamisista, eli enää ei tarvitse sitä rahaa odotella.

Jokaisella tilillä on kaksi puolta

Virallisin termein nämä puolet ovat debet ja kredit. Debet on tavallaan se puoli, missä lisätään, ja kredit se, missä vähennetään.

Kun esimerkiksi pankkitilille tulee lisää rahaa, se merkataan debet-puolelle, ja jos pankkitililtä lähtee rahaa, se merkataan kredit-puolelle.

[Toiminimi_kirjanpito_kirjaukset_1]Tässä kuvassa olen syöttänyt kirjanpito-ohjelmaani yllä olevan esim. 1 -vaiheen. Kirjanpito-ohjelmani osaa siirtää arvonlisäverot automaattisesti omalle tililleen, siksi syötän koko laskutetun summan myynti-tilille, ja kirjanpitojärjestelmä laskee alv:n osuuden automaattisesti.

[Toiminimi_kirjanpito_kirjaukset_2]Tässä taas näet kirjaukset yllä olevan esim. 2 -vaiheessa. Pankkitilille tuli rahaa, eli summa syötetään debet-puolelle. Myyntisaamisia ei enää ole, joten siltä tililtä vähennetään kredit-puolella.

Jokaisessa kirjauksessa debet- ja kredit-puolien summien tulee olla samat. Näin varmistetaan, että kaikki summan osaset on kirjattu oikein ja oikeille puolille. Tästä esimerkki seuraavassa blogauksessa, jossa käyn läpi yksityisottoja ja kululaskuja.

Kirjanpito-ohjelma helpottaa raportointia

Minulla on käytössä yksi monista ilmaisista kirjanpito-ohjelmista. Aluksi suunnittelin, että olisin hoitanut kirjanpidon vain Excelissä, mutta saadakseni kirjanpidon raportit helposti käsiini, päädyin ottamaan tuon hyvin simppelin Tilitin-kirjanpito-ohjelman.

Vastikään kuulin myös uudesta UKKO Pro -palvelusta, jonka kautta voi helposti hoitaa toiminimen yhdenkertaisen kirjanpidon ja käsitellä sitä kautta myös osto- ja myyntilaskut. Näin monet kirjaukset syntyvät raporteille automaattisesti, eikä tarvitse itse pohtia, tuleeko myynnit nyt kredit- vai debet-puolelle. (Suositus yhteistyössä UKKO Pro -palvelun kanssa.)

Aina kun lähetän tai saan laskun tai pankkitilillä tapahtuu jotain, kirjaan ohjelmaan uuden tositteen. Tositenumerot juoksevat ja ne vain helpottavat kirjanpidon seurantaa, ei siis tarvitse häiriintyä vaikkeivät ne menisi ihan aikajärjestyksessä.

Tilitin-ohjelma on sen verran yksinkertainen, että saan merkittyä siihen vain yhden päivämäärän. Toisissa järjestelmissä pystyisin kirjaamaan sekä esimerkiksi laskulle merkityn päivämäärän että sen päivämäärän, minne lasku kuuluu (esim. joulukuussa saatu puhelinlasku kuuluu marraskuun kirjanpitoon).

Omassa järjestelmässäni kirjaisin siis tuolle marraskuun puhelinlaskulle ensin yhden tositteen marraskuun päivämäärällä, debet: puhelinkulut, kredit: ostovelat. Kun lasku sitten joulukuussa maksetaan, kirjaan uuden tositteen maksupäivällä debet: ostovelat, kredit: pankkitili. Ihan pienillä summilla tämä ei ole näin tarkkaa, vaan esim. pankkitilin pienet palvelumaksut voi kirjata vain silloin, kun ne on tililtä lähteneet (vaikka kohdistuisivatkin edelliseen kuukauteen).

toiminimi_kirjanpito_debet_kredit_MillaJarvinen

Kirjanpidon raportit – ja mitä niillä tehdään?

Koostan kirjanpitoni kuukausittain ja kun kaikki kyseiseen kuukauteen kuuluvat laskut on kirjattu (yleensä juuri tuota puhelinlaskua pitää odottaa seuraavan kuun puolelle) voin tulostaa kuukauden raportit:

  • Tilisaldot
  • Tuloslaskelma erittelyin
  • Tase erittelyin
  • Päiväkirja
  • Pääkirja

Muilla raporteilla voi seurata erinäisiä asioita, mm. sitä, miten tositekohtaiset kirjaukset on tehty (päiväkirja) ja mitä eri tileillä on kuukauden aikana tapahtunut (pääkirja), mutta käsittelen nyt vain kahta tärkeintä: tuloslaskelmaa ja tasetta.

Tuloslaskelma kertoo kuukauden tulot ja menot, erittelyillä näkee myös menojen kohteet tileittäin. Tästä laskelmasta poimin laskelma-Exceliini kuukausittaiset toteutuneet arvot, jolloin voin seurata yritykseni nykytilannetta ja ennakoida tulevaa.

Taseesta näen, paljonko rahaa on vielä piakkoin tulossa tilille (myyntisaamiset), paljonko tilillä on rahaa (pankkitili) ja paljonko rahaa on piakkoin menossa tililtä (ostovelat). Nämä summat kirjaan myöskin tuonne laskelma-Exceliini, niin ennusteeni rahojen riittämisestä päivittyy.

Taseesta nähdään myös alv-velkojen tilanne, eli paljonko verottajalle maksettavaa alvia (alv myynnistä – alv ostoista = tilitettävä alv) on kertynyt. Tätäkin seuraan Excelissä, että olen varautunut ne sitten ajallaan maksamaan.

Lisäksi kuukausiraportointiin liitetään tiliote pankkitililtä ja merkataan tiliotteelle jokaisen tilitapahtuman kohdalle kirjanpidosta löytyvä tapahtuman tositenumero. Näin jokaisen tilitapahtuman syy pystytään jäljittämään ja kuitit kohdistamaan oikein.

Kirjaa tositenumerot kaikkiin kirjanpidon materiaaleihin

Aina kun kirjaat kirjanpitoon tapahtumia, jokainen tapahtuma saa oman tositenumeronsa. Sen lisäksi, että merkkaat tiliotteelle kyseisen tapahtuman tositenumeron, merkkaat tuon tositenumeron myös tapahtumaan liittyviin kuitteihin.

Jos esimerkiksi teet tuon yllä olevan (esim. 1) mukaisen myyntilaskukirjauksen tositenumerolla 001, merkkaa myös lähetetyn laskun arkistoitavaan kopioon tositenumero 001.

Kun rahat tulevat tilille (esim. 2), ja teet kirjauksen kirjanpitoon tositenumerolla 002, merkkaa tuo tositenumero myös tiliotteelle suorituksen kohdalle. Lisäksi kirjoitan yleensä kirjanpidossa tositteen selitteeseen viittauksen alkuperäiseen tositteeseen (esim. tässä numeron 001), jotta osaan yhdistää tuon kirjauksen myös alkuperäiseen laskuun ja sen kirjaukseen.

Samalla periaatteella kaikki laskut ja esim. ostokuitit tallennetaan tositenumeroineen. Näin pystyt helposti jälkikäteen seuraamaan, mikä kuitti kuului minnekin, ja miten tapahtuma on kirjanpidossa edennyt.

Kirjanpidon raportit on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä ja tositteet vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt (vero.fi).

Aikamoinen paketti, ja nämäkin ihan vasta perusteita! Eli ehdottomasti ulkoista kirjanpitäjä, jos yhtään epäröit omaa osaamistasi. Kirjanpitäjiäkin on monen tasoisia, joten kannattaa pyytää suosituksia esim. yrittäjien Facebook-ryhmissä – toisen hyvä kokemus on aina arvokkaampi kuin markkinoijan mainospuhe.

Tulen kertomaan vielä alv-ilmoituksesta käytännössä, kun helmikuussa ensimmäinen alv-tilitysaikani koittaa, ja tilinpäätöksestä ehkä vasta sitten loppuvuodesta, kun se on käsillä. Seuraavassa blogauksessa kerron vielä vähän lisää kirjanpidon kirjauksista ohjeistaen kululaskujen ja yksityisottojen tekemisessä.

milla_txt