Olen aina työskennellyt monipuolisten työtehtävien parissa, joten priorisointitaito on erittäin tärkeässä roolissa ja se kehittyy jatkuvasti edelleen. Tässä muutama hyväksi kokemani tekniikka, miten pidän kaikki langat käsissäni, mikään tehtävä ei jää unohduksiin ja jatkuva priorisointi onnistuu – toivottavasti näistä on hyötyä sinullekin!
Kirjoita kaikki ylös muistilistaan tai kalenteriin
Olen kantapään kautta oppinut, että aina on parempi kirjoittaa ylös mieluummin liikaa kuin liian vähän. Työskentelen usein kiireisten toimitusjohtajien kanssa, joten en halua vaivata heitä samoilla kysymyksillä tai pyytää kertaamaan aiemmin kertomaansa. Siispä heti ylös kaikki! Etukäteen on hyvä myös miettiä, minne kaiken kirjaa.
Alkuvaiheessa paperilehtiö oli ystäväni. Kirjoitin käsin kaiken, viivasin yli kun asiat tuli tehtyä, joskus kirjoitin sivuja uudelleen parempaan järjestykseen ja puhtaammin uudelle sivulle. Kunnes huomasin kuinka tehotonta ja epäorganisoitua tämä oli!
Nyt avaan kiireessä simppelisti koneella uuden notepadin, johon saan nopeasti kirjattua ylös aina kun uusi tehtävä tai idea tulee. Kun akuutti tilanne on ohi, siirrän muistiinpanot aika- ja tärkeysjärjestyksessä joko kalenteriin tai online-tehtävälistalle, joista itselläni on käytössä Trello.
Kalenteriin (sähköiseen sellaiseen) on hyvä pistää tehtäviä, jotka pitää tehdä tiettynä ajankohtana. Tarvittaessa tehtävän tullessa eteen, jos sille ei vielä voikaan tehdä mitään tai tehtävää ei saa kokonaan tehtyä, voi sen helposti siirtää kalenterissa eteenpäin. Käytän näitä kalenterimerkintöjä harvakseltaan ja vain deadline-tyyppisissä tehtävissä, jotta kalenteripäiväni ovat hallittavissa, eivätkä aina täynnä tehtäviä jotka tulisi sitten kuitenkin ajanpuutteessa siirrettyä.
Tehtävälistalle laitan kaiken muun. Olen järjestänyt työkaluuni useamman eri sarakkeen:
- Kiireelliset, seuraavana työlistalla olevat tehtävät
- Piakkoin tehtävät, tai esim. seuraavalle kuukaudelle ajatellut hommat
- Joskus sitten kun ei ole muuta tehtävää, ”joskus voisi olla kiva” -tehtävät hommat
- Muistilista, esim. jos joku tieto, ohjeistus, tapahtuma tms. yksityiskohta voi tulla tarpeelliseksi muistaa myöhemmin, löytyy se tästä.
- Lista, mitä kaikkia asioita haluan kysyä tai käydä läpi toimitusjohtajan kanssa, kun hänellä seuraavan kerran on hyvä hetki.
Ja näissä sarakkeissa sitten siirtelen tehtäviä sitä mukaa kun tärkeysjärjestys muuttuu, ja poistan tehtäviä kun ovat tulleet tehtyä.
Pidä sähköpostisi järjestyksessä – minun tärkein tehtävälistani
Kolmas työkalu tehtävähallintaan kalenterin ja muistilistan ohella on sähköposti. Se on itselleni se tärkein kaikista, koska usein sähköpostissa lojuvat ne tehtävät, joihin joku muu odottaa minulta vastausta.
Itse pidän siitä, että inboxissani on vain ne viestit, jotka odottavat yhä reagointia. Kaikki muut viestit arkistoin aiheidensa mukaan eri kansioihin niin, että niihin on helppo palata tarvittaessa, mutta niille ei enää tarvitse tehdä mitään. Pienempien asiakkuuksieni kohdalla lähetän tehtäviä ja muistiinpanoja itselleni sähköpostitse, jolloin saan kaiken muistettavan yhteen paikkaan. Tämä keino toimii tosin vain, jos tehtäviä ei ole liikaa – massan hallinnassa suosittelen organisoitua muistilistaa sähköpostin rinnalla.
Olennaisessa roolissa sähköpostien priorisoinnissa on niiden merkitseminen. Itse käytän erilaisia värikoodeja:
- vihreä: ”tänään tehtävä”
- punainen: ”tee pian”
- oranssi: ”käy läpi toimitusjohtajan kanssa”
- lila: ”odottaa vastausta”
- Keltainen merkki niputtaa samaan kokonaisuuteen kuuluvat viestit yhteen, jos sähköpostista löytyy siis vain yksi isompi kokonaisuus, johon liittyy usempi eri viesti.
- Ei merkintää olevat viestit odottavat tekemistä, mutteivät ole kiireellisiä, ja saattavat olla esim. vain infoa tulevaa varten.
Kiireellisimmiksi koen aina ne viestit, joissa joku odottaa minulta vastausta päästäkseen itse töissään eteenpäin. Tällaisiin viesteihin pyrin vastaamaan saman päivän aikana. Lisäksi olennaisin työtehtäväni asiakkaallani Seuranalla on pitää huoli, että työntekijämme, ihanat yksinäisille vanhuksille ystävinä toimivat Seuralaiset, pystyvät tekemään työnsä ja vierailut ovat oikein kalentereissa. Siksi heidän viesteihin reagoiminen on myös prioriteettilistan kärjessä.
Kun akuutteihin sähköposteihin on reagoitu, tarkistan kalenterista päivän deadline-tehtävät. Ja kun ne on tehty, voin siirtyä joko tehtävälistalla tärkeimpiin tehtäviin tai sähköpostissa oleviin ”pian tehtäviin” viesteihin, riippuen sisällöistä ja käytettävissä olevasta ajasta.
Ole valmis jatkuviin muutoksiin
Kun tehtävien priorisointi ja työtavat on hyvin suunniteltu, eivät jatkuvat muutokset ja uudet tehtävät pääse horjuttamaan tehtävälistaa. Väistämättä uusia ideoita syntyy jatkuvasti sekä itselle että muille, joten nämä on sitten vain sujautettava oikealle tehtävälistalle oikeaan paikkaan. Toisinaan on myös hyväksyttävä se tosiasia, että jotkut tehtävät roikkuvat tehtävälistalla kuukausia, ennenkuin on saatu purettua niitä edeltävä tehtävien jono, ja vanhat tehtävät muuttuvat prioriteettilistalla tärkeämmiksi. Ja välillä käy niin, ettei päivän aikana saa yhtäkään akuuttia tehtävää tehtyä, kun tulikin vielä akuutimpaa asiaa hoidettavaksi. Elämä on.
Jos joskus käykin niin ihmeellisesti, että koko tehtävälista olisi purettu ja tehty, on hyvä hetki keskittyä oman työn kehittämiseen: miten voisin tehdä työtäni vielä paremmin, mitä prosesseja voisimme yrityksessämme parantaa ja miten, ideointia oman tontin rajoissa ja sen ulkopuolella.
Itse en kohtaa tyhjää tehtävälistaa yleensä kuin vasta työsuhteen päättyessä tehtävälistan periytyessä seuraajalleni, joten tämä ideointi ja kehitystyö tapahtuu kuin itsestään silloin kun sitä vähiten odottaa: kotimatkalla harrastuksista kävellessä iskee hyvä ajatus, jonka heti lisään tehtävälistalleni (joka toimii myös mobiilissa, ehdoton kriteeri!) tai juuri kun työpäivä on päättynyt ja kävelen toimistolta kohti metroa, tulee vielä yksi idea -> listalle. Näin varmistan, etteivät hyvät ideat mene hukkaan ajatuksella ”en tee töitä työajan ulkopuolella”, mutta tehtävän löytyessä tehtävälistalta voin jättää työajatukset ja uudet ideat sinne odottamaan seuraavaa työpäivää, ja siirtyä avoimin mielin vapaa-ajalle.
Milla Järvinen 