Syntiset yrittäjät – missä menee kohtuuden raja?

Blogikirjoitus on julkaistu 19.6.17 Zervant-laskutusohjelman blogissa.

Ylpeys kannattaa, ja on yrittäjälle jopa edellytys ollakseen vakuuttava, mutta milloin ylpeydestä tulee ylimielisyyttä?

Yrittäjän on syytä olla ylpeä, onhan hän ottanut rohkean askeleen sivuuttamalla vakaan palkkatulon ja elää vain omien töidensä tuloksilla. Kun arvostan itseäni ja tekemääni työtä olemalla sopivasti ylpeä, vakuutan asiakkaani ja kasvatan heidän luottamusta.

Olen tosin ehkä liikaakin vältellyt yrittäjänä ylpeilyä, koska jos ylpeys lähtee käsistä, koetaan minut ylimielisenä. Heti jos ylpeys siirtyy omista töistä muihin ihmisiin vertailuun, kuljetaan hataralla maalla. Itsensä asettaminen toisten yläpuolelle ja muiden vähättely väistämättä kostautuvat jossain vaiheessa, joten paras olla ylpeä itsestä ja tekemistään töistä, muttei muiden kustannuksella.

Kateus lietsoo epävarmuutta, pelkoa ja jopa vihaa, mutta se voi toimia myös polttoaineena

Aina toisinaan törmään muihin yrittäjiin ja kuulen, kuinka heidän firmansa menestyy, tai kuinka taitavia ja intohimoisia he ovat liiketoiminnassaan. Väistämättä tunnen pienen kateuden pistoksen, ”miksei minusta tunnu tuolta” tai ”miksi minulla menee näin paljon huonommin”.

Pieni määrä kateutta voi motivoida työskentelemään ahkerammin ja yrittämään enemmän, mutta joskus tämä mielen perukoilla kupliva kateus saattaa kasvaa jopa toisen menestyksen vihaamiseksi. Jos päädyn siihen ajatuskierteeseen, että toisen hyvä on minulta pois, on aika pysähtyä ja käydä ajatukset läpi ihan ajan kanssa.

Kateus kasvattaa omaa epävarmuutta ja pelkoa siitä, että kun toinen kukoistaa, minä kuihdun. Erityisesti kateus syö itsevarmuutta, ja tuntuu, etten osaa tarpeeksi hyvin tai tee tarpeeksi paljon. Kateus lannistaa.

Jos toisen menestystä katsoo kateuden sijaan ihaillen ja vaikka mallia ottaen, käteen jää pahan olon sijaan mahdollisuus omaan kasvuun ja menestykseen.

Syntiset_yrittajat_MillaJarvinen_2

Missä vaiheessa rentoutumisesta ja oman ajan ottamisesta tulee laiskuutta?

Olen aina arvostanut omaa vapaa-aikaa ja myös yrittäjänä haluan pitää siitä kiinni. Tämä on helposti burn outiin ajautuville yrittäjille hyve, mutta liika on liikaa.

Jos liiketoiminnassa on hiljaisempia aikoja, asiakkaita ei ole ja tuntuu, että tehtävälista on lyhentynyt vain tylsiin, ”sitten joskus kun on aikaa” -tehtäviin hommiin, ei niitäkään paria tehtävää saa aikaiseksi. Varsinkin kotona työskentelevälle tämä on haaste – kuinka monta kertaa olen tarttunut tiskeihin, pyykkeihin tai imuriin, kun ”pitäähän tämäkin saada hoidettua joskus”.

Tässä sitä tasapainoilua on yrittäjällä kerrakseen, ettei upota itseään hommiin, muttei anna itselleen myöskään liikaa vapauksia.

Ahneus on (liian) usein yrittäjää motivoiva voima – vältä tehtävien ”ylensyömistä”

Monet lähtevät yrittäjäksi siinä toivossa, että pääsisivät tienaamaan vähän enemmän kuin palkkatöissä. Hyvin usein yrittäjä päätyy tilanteeseen, kun mikään ei riitä: kuluja syntyy aina uusia, halutaan lisää, uudelle rahalle löytyy aina uutta käyttöä.

Rahan lisäksi – tai sen himossa – yrittäjä haalii helposti liikaa töitä. Kun tekemättömien töiden lista vain kasvaa, pitää tehtäviä jatkuvasti priorisoida uudelleen. Maksavien asiakkaiden tilaukset ohittavat kaiken muun, jolloin oman firman työt kertyvät; laskut pitää maksaa eräpäiviin mennessä, kirjanpito hoitaa ja markkinointiakin pyörittää mieluummin nyt kun on maksavia asiakkaita, eikä vasta sitten kun on aikaa – eli laskutettavaa ei enää ole.

Oman mielenterveyden ja fyysisen hyvinvoinnin säilyttämiseksi pyrin joka päivä jossain vaiheessa painamaan pausea ja nauttimaan läheisten seurasta, liikunnasta ja unesta, jotta seuraavana päivänä jaksan taas innoissani painaa playta.

Kohtuus kaikessa, tienaamisessakin. Eikö?

milla_txt

Toiminimen laskelmat ja verot

Nyt vasta onkin sitten painavaa asiaa luvassa, mutta ei anneta sen häiritä. Koitan tässä selvittää mahdollisimman kattavasti mutta silti selkeästi, mitä laskelmia seuraan toiminimeni taloushallinnon puolesta ja mitä nämä luvut käytännössä tarkoittavat. Mennäänpä siis suoraan asiaan.

Lataa tästä Excel-pohja käyttämiini laskelmiin >

Toiminimen tulot ja menot muodostavat liikevoittosi (tai -tappiosi)

Aluksi arvioidaan yrityksen tuloja ja menoja. Olen Exceliin antanut pari eri myyntiluokkaa (esim. itselläni nämä ovat toimitustyöt, tuottajan työt ja assistenttipalvelut) ja rivejä eri asiakkaille, mutta voit muokata rivit omiin tarpeisiisi sopivaksi. Syötä keltaisiin soluihin arvioimasi kuukausittaiset tulot, mitä kultakin asiakkaalta uskot kuukaudessa saavasi, niin näet ”Liikevaihto”-rivillä kuukausittaisen liikevaihtosi.

Kuluista eli menoista olen Exceliin listannut jo jokusen yleisimmän menoerän. Annoin YEL:stä ja vakuutuksista jo suuntaa antavat summatkin, mutta nämä määräytyvät tosiaan lopulta omien tarpeidesi perusteella. Syötä soluihin arviot kuukausittaisista kuluista, niin näet ”Liikevoitto”-rivillä kuukausittaisen tilanteesi: jäätkö voitolle vai tappiolle.

Muista päivittää arviot toteutuneisiin lukuihin aina, kun olet saanut kirjanpidosta viimeisimmät raportit. Näin Excel elää ja pysyy ajan tasalla, ja sinä näet mahdollisimman ajankohtaisen arvion firman tilanteesta ja tulevasta.

Lue lisätietoja mm. YEL:stä ja muista kuluista arvioineen aikaisemmasta blogitekstistäni ”Tutkimusretki yrittäjyyteen”.

[Toiminimi_Laskelmat_MillaJarvinen_01]

Kassavirtalaskelmalla pidät huolen siitä, ettei rahasi lopu kesken

Seuraavaksi Excelissä on yksinkertaistettu kassavirtalaskelma. Tähän laskelmaan syötetään sinisiin soluihin kuukausittain edellisen kuukauden toteutumat (kirjanpidon raporttien perusteella):

  • paljonko tilillä oli kuukauden lopussa rahaa,
  • paljonko jäi myyntisaamisia (eli mistä laskuista odotat vielä maksua asiakkailtasi), ja
  • paljonko jäi ostovelkoja (eli mitkä laskut ovat jo kirjanpidossa, mutta maksat ne vasta myöhemmin).

Excel laskee sitten automaattisesti seuraavien kuukausien arviot, miten tilin tilanne vaihtelee, kun otetaan huomioon nykyinen tilanne sekä tulevat tulot ja kulut, saamiset ja velat.

Lisäksi ”omat nostot” -rivillä voit kokeilla, miten omaan käyttöön nostamasi rahat vaikuttavat tilin tilanteeseen, eli paljonko uskallat sieltä nostaa ilman, että rahat jossain vaiheessa loppuvat kesken. Lisäinfoa omista nostoista myös aikaisemmassa blogipostauksessani ja tarkennusta niiden käyttäytymisestä kirjanpidossa myöhemmin.

Muista varautua maksamaan veroja – tuloverot, ennakkoverot ja arvonlisäverot

”Ole valmis maksamaan” -laskelmalla olen arvioinut, paljonko olen velkaa verottajalle, etten pääse tuhlaamaan kaikkia yrityksen varoja ja jää sitten ongelmiin, kun verojen maksun aika koittaa.

Veroja on kahta tyyppiä: arvonlisäveroa ja tuloveroa. Tutustu näihin veroihin blogitekstissäni ”Tutkimusretki yrittäjyyteen”. Lyhyesti:

  • Maksat myynneistäsi arvonlisäverot verottajalle, mutta voit vähentää niistä ostojesi sisältämät verot. Nämä maksetaan 1-12 kertaa vuodessa.
  • Jos ilmoittaudut ennakkoperintärekisteriin, maksat tuloveroja 2-12 kertaa vuodessa.

Olen Excelissä arvioinut tuloveroprosentiksi karkeasti 30 %, mutta tämä kannattaa tarkistaa esimerkiksi Verohallinnon veroprosenttilaskurilla. Excelissä verokertymät kasvavat kuukausittain koko vuoden – muokkaa laskelma vastaamaan omia ennakkovero- ja alv-kausiasi.

Kannattaako arvonlisäverovelvolliseksi rekisteröityä?

Olen kertonut jo aikaisemmassa postauksessa yleisesti arvonlisäverosta. Arvonlisäverovelvolliseksi ilmoittautumisesta tein alla olevan kaavion:

[Toiminimi_Laskelmat_Alv_velvollisuus_MillaJarvinen]

  • Jos arvioit toiminimesi liikevaihdon (eli kokonaismyyntien) jäävän alle 10 000 euroon 12 kuukauden ajalta, sinun ei tarvitse rekisteröityä verovelvolliseksi.
  • Jos raja ylittyy, epäröit, tai jopa haluat ottaa alvin mukaan (itse halusin, koska käytännössähän se on vain läpikulkuerä, eikä tuosta liikevaihdosta koskaan tiedä), niin voit kyllä hakeutua arvonlisäverovelvolliseksi.
  • Jos et ole rekisteröitynyt verovelvolliseksi, ja tuo raja ylittyykin, joudut pulittamaan verot takautuvasti. Tämä on paha takaisku, koska et ole kuitenkaan veloittanut veroja asiakkailtasi – tämä koituu siis täysin sinun maksettavaksi.
  • Jos olet rekisteröitynyt alv-velvolliseksi, ja liikevaihtosi jääkin alle 30 000 euroon, saat huojennusta maksettavasta alvista.

Riippuen liiketoimintasi suuruudesta sinun tulee siis maksaa verottajalle alv-velkasi 1-12 kertaa vuodessa. Nyt Excelissä alv-velka kertyy koko vuoden ajan lopuksi kerralla maksettavaksi, mutta voit muokata kaavan vastaamaan omia tarpeitasi.

Lisäksi Excelissä käytetään karkeaa arviota, että kaikista myynneistä maksetaan 24 % alv, kuin myös lähes kaikista ostoista. Tämä ei kuitenkaan pidä yleensä paikkansa, joten tarkistathan kuukausittaisen alv-velkasi kirjanpidon raporteiltasi, niin Excel vastaa paremmin todellisuutta. Nuo arviot ovat vain antamassa suuntaa, mikä loppuvuoden tilanteesi tulee olemaan – ja paljonko sinun silloin tulisi olla valmis maksamaan veroja.

Tilinpäätösennakolla arvioit viranomaisille ilmoittamasi liikevaihdon ja tuloksen

Excelin loppuun olen laittanut vielä koosteen tilinpäätösennakosta. Tässä Excelissä tilikaudeksi on siis laitettu 1.1.-31.12.2017, mutta muokkaa pohjaa omiin tarpeisiisi toimivaksi.

Tilinpäätösennakosta näkee suoraan omiin arvioihisi perustuvat luvut tilikauden liikevaihdosta, kuluista ja lopullisesta verotettavasta tuloksesta. Näitä tietoja kysyvät esim. Verohallinto kun ilmoittaudut rekistereihin, TE-toimisto kun haet starttirahaa ja vakuutusyhtiöt kun kilpailutat vakuutuksia.

Aikamoista suunnittelua, eikö? Mutta kun tuon Excelin täytät ja tutkit sitä, hahmottuu itsellesikin liiketoimintasi ja budjetointi paremmin. Toivottavasti siitä on sinulle apua!

Tässä vielä uusiksi tuo linkki, mistä voit ladata Excelin käyttöösi >

Ensi kerralla voitaisiin ottaa astetta kevyempi aihe, eli to-do-listaa siitä, mitä kaikkea piti yrityksen perustamisen jälkeen tehdä, kilpailuttaa ja sopia, jotta firma saatiin kunnolla käyntiin. Esimerkiksi vakuutuksista voisin jokusen sanasen kertoa…

milla_txt

Yritysinfo ja liiketoimintasuunnitelma: Toiminimen perustaminen konkretisoituu

Toiminimen perustamispäätös oli siis nyt tehty, ja edessä oli ensimmäinen konkreettinen askel kohti yrityksen perustamista. Tämä askel oli yritysinfoon osallistuminen:

  1. Valitse oman paikkakuntasi TE-toimisto.
  2. Etsi tapahtumakalenterista seuraava yrittäjyysinfo ja ilmoittaudu mukaan.

Yrittäjyysinfossa käsiteltiin yrittäjyyttä ja yrityksen perustamista sekä starttirahaa.

Yritysinfon tärkein anti, jos olet hakemassa starttirahaa:

  1. Jos olet työsuhteessa, sen tulee päättyä viimeistään päivää ennen yritystoiminnan aloittamista.
  2. Entinen työnantajasi ei saa olla ainoa asiakkaasi. Yritysinfossa sanottiin, että maksimissaan puolet liikevaihdosta saa tulla entiseltä työnantajalta, mutta kun tiedustelin asiaa vielä erikseen TE-toimistolta, he sanoivat, ettei sitä ihan niin tarkasti katsota. Pääasia, että tuloja tulee muualtakin kuin edelliseltä työnantajalta.
  3. Mitään liiketoimintaa – edes myynti- tai markkinointitoimenpiteitä – ei saa aloittaa ennen starttirahapäätöksen saamista. Älä siis lisää nettisivuillesi hinnastoa tai esitettä, äläkä muutenkaan mainosta toimintaasi ennen päätöksen saamista.
  4. Jotain yrittäjyyskoulutusta pitää hankkia joko jo ennen tai viimeistään yrityksen perustamisen jälkeen. Liiketalouden ammattikorkeakoulututkinto ja sen yhteydessä käydyt yrittäjyysopinnot riittivät omalla kohdallani, mutta myös esim. TE-toimisto järjestää ilmaisia koulutuksia.
  5. Ilmoitat starttirahahakemuksessasi yritystoiminnan arvioidun aloituspäivän. Tästä ilmoitetusta päivästä lähtien on kaksi viikkoa aikaa rekisteröidä yrityksesi.
  6. Starttirahahakemuksen liitteenä on toimitettava verovelkatodistus, joka tilataan Verohallinnon sivuilta. Kannattaa tilata tämä todistus jo heti yritysinfon jälkeen, mikäli olet perustamassa yritystä kolmen kuukauden sisään. Verohallinto postittaa todistuksen, joten on hyvä varautua postituksen aiheuttamaan viiveeseen.

Hyvä kooste yritysinfon sisällöstä löytyy tästä lomakkeesta, jolta löytyy myös yhteystiedot seuraavaan vaiheeseen, eli yritysneuvontaan ilmoittautumiseksi. Yritysneuvontaan voi ilmoittautua, kun liiketoimintasuunnitelma on tehty.

[Yritysinfo_liiketoimintasuunnitelma_Milla_Järvinen]

Liiketoimintasuunnitelman tekoon kannattaa varata aikaa

LTS oli yllättävänkin iso projekti. Luulin saavani sen huitaistua kasaan viikossa, mutta kyllähän se aikaa ja perehtymistä vaati. Vaikka liiketoimintasuunnitelma tuntui vain pakon edessä tehtävältä ”koulutyöltä”, huomasin jälkeenpäin, etten kaikkia näitä asioita olisi tullut edes ajatelleeksi ilman tuota ulkoista toimeksiantoa. Suunnitelman luotuani itsekin hahmotin paremmin, mitä olen tekemässä, kenelle ja millä markkina-alueella.

Koostin liiketoimintasuunnitelman osoitteessa liiketoimintasuunnitelma.com. Toinen ehdotettu vaihtoehto olisi ollut Oma Yritys-Suomi -palvelu, mutta jostain syystä en saanut sitä kunnolla toimimaan…

Liiketoimintasuunnitelman osa-alueita ovat:

  1. Liikeidean tiivistelmä
  2. Osaamisesi arviointi
  3. Tuotteiden ja palvelujen esittely
  4. Asiakkaiden ja markkinoiden analysointi
  5. Markkinoiden ja kilpailijoiden analysointi
  6. Oman yrityksesi kuvaus
  7. Kirjanpidon ja talouden suunnittelu
  8. Laskelmien teko
    • Rahoituslaskelma
    • Kannattavuuslaskelma
    • Myyntilaskelma

Erityisen paljon tuskan hikeä aiheuttivat kilpailijakartoitukset sekä hinnoittelun laskeminen. Tässä yhteydessä tulikin ensimmäistä kertaa laskettua konkreettisesti, paljonko mistäkin työstä tulisin veloittamaan.

[Liiketoimintasuunnitelma_Milla_Järvinen]

Hyvällä hinnoittelulla katetaan kulut, huomioidaan työn määrä ja pysytään kilpailukykyisenä

Kun mietin tuntitaksaani, tuli laskelmissa ottaa huomioon, etten voi käyttää jokaista kuukauden työtuntia palkalliseen työhön. Asiakastöidenhän lisäksi joudun tekemään yritykseni markkinointia, asiakastapaamisia, kirjanpitoja ja muita paperitöitä, joista kukaan ei minulle maksa.

Siispä kuvitteellisen kuukausipalkkani tuli olla hieman yläkanttiin omiin tarpeisiini nähden. Kun tuohon kuukausipalkkaan lisäsin vielä kuukauden kulut, ja jaoin tästä kaikilla kuukauden työtunneilla tuntipalkan, sain suuntaa antavan arvion minulle kannattavasta tuntitaksasta.

Käytännön esimerkki:

  • Yläkanttiin arvioitu kuukausipalkka 3000€
  • Kuluja arviolta 500 €/kk
  • Työtunteja keskimäärin 21pv x 7,5h = 157,5 h/kk

-> Tuntitaksa 3500 / 157,5 = 22,22 €/h

Ja tähän kun ottaa sitten huomioon sen, etten noita kaikkia 157,5 tuntia pysty käyttämään palkallisiin asiakastöihin, ja todennäköisesti kaikkina kuukausina en edes saa asiakastilauksia täyttä optimaalista määrää, pyöristin tuntitaksani 30 €/h. Tämä pitää hinnan kohtuullisena asiakkaalleni, mutta mahdollistaa oman työsketelyni.

Muutenkin laskelmissa on hyvä arvioida kulut ja tuntitaksa vähän yläkanttiin, koska myöskään lomista ja satunnaisista sairaspäivistä et saa mitään korvauksia – näiden päivien hävityt tunnit pitää saada korvattua muina työpäivinä tienatuilla roposilla.

Ps. Hinta kannattaa aina ilmoittaa muodossa xx € + alv xx %, koska varsinkin kuluttajakaupassa hinta tulkitaan muuten arvonlisäverot sisältäväksi kokonaishinnaksi.

[Liiketoimintasuunnitelma_hinnoittelu_Milla_Järvinen]

Seuraavaksi kohti yritysneuvontaa ja starttirahahakemusta

Kun liiketoimintasuunnitelma oli viimein valmis ja pääsin varaamaan aikaa yritysneuvontaan, puski jo kesälomat päälle ja Helsingin uusyrityskeskuksesta olisi saanut ajan vasta kesäloman jälkeen. Onneksi yritysinfossa oli kerrottu, että myös lähiseudun uusyrityskeskuksesta voi varata ajan yritysneuvontaan, jos omasta kaupungista ei sopivan nopeasti aikaa löydy. Sainkin ajan yritysneuvontaan Espoosta jo parin päivän päähän – hui kuinka nopeasti asiat yhtäkkiä edistyivätkään! Ensi kerralla luvassa vinkkejä sitten yritysneuvontaan ja starttirahahakemuksen tekoon…

milla_txt