Tämä blogiartikkeli on tuotettu maksettuna yhteistyönä Kletta kirjanpitosovelluksen kanssa.
Sain mahdollisuuden tutustua Kletta kirjanpitosovellukseen ja kertoa ajatuksiani – kokenut taloushallinnon ammattilainen kun olen, ja toiminimiyrittäjä, mikä on Kletan ydinkohderyhmää.
Hetken sovellusta klikkailtuani huomasin, miten monella tapaa se toimisi pienen toiminimeni taloushallinnossa näppärämmin kuin tämänhetkinen toimintatapani. Ja siksipä ajattelin kertoa tässä blogauksessa, miten toimin nyt ja miten Kletta voisi elämääni helpottaa ja tehostaa.
Myyntilaskutus Excelillä on väistämättä kovin kankeaa
Olen nyt hoitanut myyntilaskujen luomisen Excel-pohjilla. Jokaiselle asiakkaalle on oma erillinen pohjansa, koska sovitut hinnat ja hinnoittelumallit vaihtelevat ja tietysti asiakkaan laskutustiedot ovat aina eri. Käsin kaivan, missä laskunumerossa nyt juostiinkaan, ja kun välillä laskurivien määrä vaihtelee, tulee kaikki näpertely tehdä käsityönä. Lopuksi muodostan Excel-laskusta pdf:n, jonka lähetän sähköpostilla asiakkaalle.
Yksi isompi asiakkaani vastaanottaa vain verkkolaskuja (eikä pysty vastaanottamaan laskuja pdf-liitteenä sähköiseen skannauspalveluun kuten monet), joten joudun kirjautumaan erilliseen verkkolaskujen välittäjän portaaliin ja siellä luomaan laskun ja lähettämään sen. Melko monivaiheista tämä minun myyntilaskutus, etten sanoisi!
Klettaan saa luotua omat tuotteet hintoineen helposti laskulle lisättäväksi, samoin kuin kerran tallennetut asiakastiedotkin. Laskuille on myös sähköpostilähetystapa, mutta erityisesti minua ilahduttaa verkkolaskujen lähetysmahdollisuus, koska sitä yritykset nykyään valtavirrassa suosivat.
Käsityö (ja virheiden määrä) vähenee tietysti myös automaattisista kirjauksista verottajan suuntaan (ALV-ilmoitukselle ja veroilmoitukselle) ja milloin tahansa ajantasaisena ladattavalle tuloslaskelmalle. Ei enää tuplakirjauksia Exceleistä toiseen.
Ja vielä Kletasta mainintana pienet lisäpalaset helpottamaan myyntireskontraa: Hyvityslaskun voi tehdä napin painalluksella, ja erääntyneet laskut nousevat näkyviin selkeästi, jotta muistat muistuttaa!
Ostolaskut (ja muut tapahtumat) kirjanpitoon ilman näpertelyä
Nyt käyn kuukausittain tiliotteeni läpi ja kirjaan kaikki tapahtumat Excelissä omaan kirjanpitooni. Aiemmin käytin ilmaista Tilitin-ohjelmistoa, jonka toimintaa ja kirjauksia esittelen esimerkiksi tässä vanhassa blogauksessani toiminimen kirjanpidon perusteista. Tilitin siirsi tekemäni kirjaukset automaattisesti tuloslaskelmalle ja taseelle, mutta toki vaati että teen käsin siihen lukuisia kirjauksia.
Nyt kun teen kirjanpitoni Excelissä, vaatii se entistä enemmän käsityötä, että kaikki kirjaukset tulee oikein ja saan siirrettyä ne oikeisiin paikkoihin tuloslaskelmalla ja taseessa. Excelissä toki samalla seuraan, mitä eri kuluja tulee ja paljonko niistä kertyy vähennettäviä arvonlisäveroja. Samoin tietysti seuraan myyntilaskuista kertyviä tuloja ja niistä verottajalle maksettavia arvonlisäveroja. Voit lukea tarkempia selityksiä arvonlisäverosta tästä aiemmasta blogistani, jossa on myös kerrottu kaikenlaisista muista toiminimen toimintaan liittyvistä asioista, mikäli eivät ole jo tuttua kauraa.
Kletassa on hyvin yksinkertaisesti kirjattavissa eri tulot ja kulut (myyntilaskujen tulot kertyvät vielä automaattisesti kirjanpitoon, ilman tuplatyötä) ja sovellus muodostaa niiden perusteella kirjanpidon automaattisesti. Ei tuplakirjauksia, ei itse erikseen arvonlisäverojen laskemista, niin näppärää!
Ja bonus: Et tarvitse erillistä kuittien kuvaamisen äppiä, Kletta hoitaa senkin ;) Niin ja hei, täydennyksenä helppouteen: Kletta toimii puhelimella sovelluksessa, ei tarvita enää läppäriä auki ja erillistä “paperityöpäivää”, kun Kletta on aina mukana ja käytettävissä kun on ajankohtaista.
Loppuyhteenvetona: Kun liiketoimintasi on melko suoraviivaista, myös Kletan käyttö on suoraviivaista. Oma toimintani pyörii ihan hyvin Exceleissäkin, mutta jos taloushallinnon osaaminen ei olisi ihan viimeisen päälle, Kletta tekee kaikesta helppoa eikä itse tarvitse sen enempää kirjanpitoja opiskella.
Voit varata maksuttoman 15min esittelyn Klettaan jos kiinnostuit: www.kletta.fi/varaa-esittely
Tulen vielä seuraavassa blogiartikkelissa kertomaan lisää Kletan hyötyjä ja vertailtavuutta omaan toimintaani esimerkiksi veroilmoitusten, päivärahojen ja tilinpäätöksen kanssa.
Milla Järvinen 