Toiminimen kirjanpidon perusteet

(Artikkelia päivitetty 5.6.2018)

Vuorossa yksi kiinnostavimmista, ja toisaalta haastavimmista aiheista toiminimen pyörittämisessä: kirjanpito. Jos toimintasi on yhtään suurempaa ja monimuotoisempaa, suosittelen suoraan kirjanpidon ulkoistamista ammattilaiselle – menee kaikki sitten varmasti oikein.

Itse kuitenkin toimin toistaiseksi niin pienellä volyymillä, ettei kirjanpitopalveluiden ostaminen kannata. Olen myös opiskellut kirjanpitoa ja toiminut välikätenä työnantajani ja heidän kirjanpitäjän välillä, joten osaamiseni on kasvanut riittäväksi hoitaakseni tässä vaiheessa oman kirjanpitoni.

Lisäksi suosittelen tutustumaan aiheeseen edes hitusen, koska vaikka sinulla olisikin oma kirjanpitäjä, yrittäjänä sinä olet lopulta vastuussa kaikesta – myös kirjanpidon luvuista. On siis hyvä edes pääpiirteittäin ymmärtää, mitä tuolla yritystoimintasi numeropuolella tapahtuu.

Kirjanpidon voi toiminimellä tietyissä tapauksissa pitää erittäin yksinkertaisena, eli yhdenkertaisena. Itse keskityn tässä kuitenkin kahdenkertaiseen kirjanpitoon, ja melko yleisellä tasolla. Tarkoitukseni on saada sinut ymmärtämään kahdenkertaisen kirjanpidon perusteet ja ajattelutapa, ei niinkään koko kirjanpidon hoitamista.

Otan tietysti mielelläni vastaan kommentteja ja korjauksia, jos jotkut näistä sisäistämistäni periaatteista eivät syystä tai toisesta sattuisikaan pitämään paikkansa – laita rohkeasti viestiä tai kommentoi alle.

Kahdenkertaisessa kirjanpidossa käytetään aina kahta tiliä

Kirjanpidossa puhutaan tileistä, jotka identifioidaan tilin nimellä ja numerokoodilla. Näitä tilejä ovat kaikki tulojen ja kulujen kohteet (”tavaramyynti”, ”palvelumyynti”, ”kone- ja kalusto-ostot”, ”vuokramenot”…) sekä rahan sijainnit (”pankkitili”, ”käteiskassa”, ”myyntisaamiset”, ”ostovelat”…). Tilit on yleensä kirjanpito-ohjelmassa valmiiksi nimetty ja numeroitu, mutta niitä voi nimetä myös omien tarpeiden mukaan. On kuitenkin pidettävä huoli, että tilit asettuvat kirjanpidon tilikartassa oikeisiin kohtiin – näin ne asettuvat myös tilinpäätöksessä oikein (ks. esimerkki tilinpäätöksestä, s. 2-4).

Kahden tilin avulla pidät siis kirjaa siitä, miksi rahaa tulee/lähtee (mitä myit tai mihin ostoihin raha käytettiin) ja missä raha tällä hetkellä on (onko se jo pankissa vai onko lasku vasta asiakkaalla käsittelyssä, tai onko raha jo lähtenyt tililtäsi vai onko laskun eräpäivä vasta tulossa).

Tässä yksinkertainen tapahtumasarja tilien käytöstä:

esim. 1: Lähetät laskun asiakkaallesi, 100€ myynti + 24% alv = 124€
– kirjaat myynnin 100€ myyntitilille ja 24€ alv:n myynnin alv-velat -tilille
– lisäksi kirjaat koko 124€ myyntisaamiset-tilille.

esim. 2: Asiakas maksaa tuon laskun summan 124€ tilillesi.
– kirjaat koko summan 124€ pankkitili-tilille ja vähennät 124€ myyntisaamiset-tililtä.

Nyt siis ensin (esim. 1) kirjasit ylös, että olet tehnyt myyntiä 100€:lla ja 24€ sinun pitää tilittää verottajalle, mutta myös että odotat 124€ summaa saapuvaksi.

Seuraavaksi (esim. 2) kirjasit ylös, että pankkitilille on saapunut tuo koko summa mikä pitikin, joten voit tyhjentää sen myyntisaamisista, eli enää ei tarvitse sitä rahaa odotella.

Jokaisella tilillä on kaksi puolta

Virallisin termein nämä puolet ovat debet ja kredit. Debet on tavallaan se puoli, missä lisätään, ja kredit se, missä vähennetään.

Kun esimerkiksi pankkitilille tulee lisää rahaa, se merkataan debet-puolelle, ja jos pankkitililtä lähtee rahaa, se merkataan kredit-puolelle.

Tässä kuvassa olen syöttänyt kirjanpito-ohjelmaani yllä olevan esim. 1 -vaiheen. Kirjanpito-ohjelmani osaa siirtää arvonlisäverot automaattisesti omalle tililleen, siksi syötän koko laskutetun summan myynti-tilille, ja kirjanpitojärjestelmä laskee alv:n osuuden automaattisesti.

Tässä taas näet kirjaukset yllä olevan esim. 2 -vaiheessa. Pankkitilille tuli rahaa, eli summa syötetään debet-puolelle. Myyntisaamisia ei enää ole, joten siltä tililtä vähennetään kredit-puolella.

Jokaisessa kirjauksessa debet- ja kredit-puolien summien tulee olla samat. Näin varmistetaan, että kaikki summan osaset on kirjattu oikein ja oikeille puolille. Tästä esimerkki seuraavassa blogauksessa, jossa käyn läpi yksityisottoja ja kululaskuja.

Kirjanpito-ohjelma helpottaa raportointia

Minulla on käytössä yksi monista ilmaisista kirjanpito-ohjelmista. Aluksi suunnittelin, että olisin hoitanut kirjanpidon vain Excelissä, mutta saadakseni kirjanpidon raportit helposti käsiini, päädyin ottamaan tuon hyvin simppelin Tilitin-kirjanpito-ohjelman.

Vastikään kuulin myös uudesta UKKO Pro -palvelusta, jonka kautta voi helposti hoitaa toiminimen yhdenkertaisen kirjanpidon ja käsitellä sitä kautta myös osto- ja myyntilaskut. Näin monet kirjaukset syntyvät raporteille automaattisesti, eikä tarvitse itse pohtia, tuleeko myynnit nyt kredit- vai debet-puolelle. (Suositus yhteistyössä UKKO Pro -palvelun kanssa.)

Aina kun lähetän tai saan laskun tai pankkitilillä tapahtuu jotain, kirjaan ohjelmaan uuden tositteen. Tositenumerot juoksevat ja ne vain helpottavat kirjanpidon seurantaa, ei siis tarvitse häiriintyä vaikkeivät ne menisi ihan aikajärjestyksessä.

Tilitin-ohjelma on sen verran yksinkertainen, että saan merkittyä siihen vain yhden päivämäärän. Toisissa järjestelmissä pystyisin kirjaamaan sekä esimerkiksi laskulle merkityn päivämäärän että sen päivämäärän, minne lasku kuuluu (esim. joulukuussa saatu puhelinlasku kuuluu marraskuun kirjanpitoon).

Omassa järjestelmässäni kirjaisin siis tuolle marraskuun puhelinlaskulle ensin yhden tositteen marraskuun päivämäärällä, debet: puhelinkulut, kredit: ostovelat. Kun lasku sitten joulukuussa maksetaan, kirjaan uuden tositteen maksupäivällä debet: ostovelat, kredit: pankkitili. Ihan pienillä summilla tämä ei ole näin tarkkaa, vaan esim. pankkitilin pienet palvelumaksut voi kirjata vain silloin, kun ne on tililtä lähteneet (vaikka kohdistuisivatkin edelliseen kuukauteen).

Kirjanpidon raportit – ja mitä niillä tehdään?

Koostan kirjanpitoni kuukausittain ja kun kaikki kyseiseen kuukauteen kuuluvat laskut on kirjattu (yleensä juuri tuota puhelinlaskua pitää odottaa seuraavan kuun puolelle) voin tulostaa kuukauden raportit:

• Tilisaldot
• Tuloslaskelma erittelyin
• Tase erittelyin
• Päiväkirja
• Pääkirja

Muilla raporteilla voi seurata erinäisiä asioita, mm. sitä, miten tositekohtaiset kirjaukset on tehty (päiväkirja) ja mitä eri tileillä on kuukauden aikana tapahtunut (pääkirja), mutta käsittelen nyt vain kahta tärkeintä: tuloslaskelmaa ja tasetta.

Tuloslaskelma kertoo kuukauden tulot ja menot, erittelyillä näkee myös menojen kohteet tileittäin. Tästä laskelmasta poimin laskelma-Exceliini kuukausittaiset toteutuneet arvot, jolloin voin seurata yritykseni nykytilannetta ja ennakoida tulevaa.

Taseesta näen, paljonko rahaa on vielä piakkoin tulossa tilille (myyntisaamiset), paljonko tilillä on rahaa (pankkitili) ja paljonko rahaa on piakkoin menossa tililtä (ostovelat). Nämä summat kirjaan myöskin tuonne laskelma-Exceliini, niin ennusteeni rahojen riittämisestä päivittyy.

Taseesta nähdään myös alv-velkojen tilanne, eli paljonko verottajalle maksettavaa alvia (alv myynnistä – alv ostoista = tilitettävä alv) on kertynyt. Tätäkin seuraan Excelissä, että olen varautunut ne sitten ajallaan maksamaan.

Lisäksi kuukausiraportointiin liitetään tiliote pankkitililtä ja merkataan tiliotteelle jokaisen tilitapahtuman kohdalle kirjanpidosta löytyvä tapahtuman tositenumero. Näin jokaisen tilitapahtuman syy pystytään jäljittämään ja kuitit kohdistamaan oikein.

Kirjaa tositenumerot kaikkiin kirjanpidon materiaaleihin

Aina kun kirjaat kirjanpitoon tapahtumia, jokainen tapahtuma saa oman tositenumeronsa. Sen lisäksi, että merkkaat tiliotteelle kyseisen tapahtuman tositenumeron, merkkaat tuon tositenumeron myös tapahtumaan liittyviin kuitteihin.

Jos esimerkiksi teet tuon yllä olevan (esim. 1) mukaisen myyntilaskukirjauksen tositenumerolla 001, merkkaa myös lähetetyn laskun arkistoitavaan kopioon tositenumero 001.

Kun rahat tulevat tilille (esim. 2), ja teet kirjauksen kirjanpitoon tositenumerolla 002, merkkaa tuo tositenumero myös tiliotteelle suorituksen kohdalle. Lisäksi kirjoitan yleensä kirjanpidossa tositteen selitteeseen viittauksen alkuperäiseen tositteeseen (esim. tässä numeron 001), jotta osaan yhdistää tuon kirjauksen myös alkuperäiseen laskuun ja sen kirjaukseen.

Samalla periaatteella kaikki laskut ja esim. ostokuitit tallennetaan tositenumeroineen. Näin pystyt helposti jälkikäteen seuraamaan, mikä kuitti kuului minnekin, ja miten tapahtuma on kirjanpidossa edennyt.

Kirjanpidon raportit on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä ja tositteet vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt (vero.fi).

Aikamoinen paketti, ja nämäkin ihan vasta perusteita! Eli ehdottomasti ulkoista kirjanpitäjä, jos yhtään epäröit omaa osaamistasi. Kirjanpitäjiäkin on monen tasoisia, joten kannattaa pyytää suosituksia esim. yrittäjien Facebook-ryhmissä – toisen hyvä kokemus on aina arvokkaampi kuin markkinoijan mainospuhe.

Tulen kertomaan vielä alv-ilmoituksesta käytännössä, kun helmikuussa ensimmäinen alv-tilitysaikani koittaa, ja tilinpäätöksestä ehkä vasta sitten loppuvuodesta, kun se on käsillä. Seuraavassa blogauksessa kerron vielä vähän lisää kirjanpidon kirjauksista ohjeistaen kululaskujen ja yksityisottojen tekemisessä.